Plusieurs critères entrent en jeu dans le choix d’un photocopieur professionnel. L’entreprise a intérêt à investir sur un appareil performant, rapide, durable et avec une bonne garantie. Découvrez de plus amples détails à travers ce guide.
Choisir le photocopieur en fonction des couleurs d’édition
Le choix d’un photocopieur de bureau dépend de l’utilisation souhaitée. Certaines entreprises demandent à peine quelques rares copies en noir et blanc pour l’archivage. Ces sociétés peuvent porter leur dévolu sur un modèle basique éventuellement monochrome. Il peut s’agir d’un appareil 3 en 1 qui imprime et scanne, en plus de copier. Ce serait très bien si des fonctions telles que l’envoi de face s’ajoutent aux programmes.
Quoi qu’il en soit, le consommable se limite à un seul type d’encre. En grandissant, les start-ups connaissent un plus important besoin d’édition. Elles requièrent alors un équipement capable d’assurer un débit plus conséquent. Il peut aussi s’agir d’un appareil polychrome assez volumineux. Les pigments verts, jaunes, bleus et rouges sont à tenir compte dans les dépenses en bureautique. Ces cartouches permettent à l’entreprise d’imprimer des copies en couleur. Il sera même possible de tirer des photos.
Décider selon le nombre de copies à tirer
La taille de l’entreprise, mais également son activité entre en considération pour le choix d’une photocopieuse. Le nombre de feuilles tiré dépend de ces critères. Les experts en édition estiment qu’une petite et moyenne entreprise peut produire 3000 pages en un mois. Avec les sociétés de plus de 100 salariés, il faut un appareil capable d’éditer jusqu’à 30 000 tirages pour la même période. La vitesse du photocopieur devrait être suffisamment élevée pour éviter aux collaborateurs de former une longue file d’attente devant l’équipement bureautique.
Cette performance est exprimée en PPM ou page par minute. Un modèle professionnel devrait être capable d’assurer 45 ppm et plus. Ce serait aussi appréciable que l’équipement puisse être relié au signal Wifi ou par le biais du Bluetooth. Cela évite un branchement complexe. Toutefois, ce serait préférable que la machine soit dotée d’une bonne mémoire pour exclure tout risque de mélange et autre bourrage. Ce serait très bien si des fonctions telles que l’envoi de fax complètent la liste des programmes.
Acheter la photocopieuse en tenant compte du budget
L’utilisation d’une photocopieuse professionnelle requiert quelques dépenses. En plus du prix de l’appareil, il faudra compter le papier, mais également le coût des encres. D’autres consommables, dont le tonner et le tambour, entrent aussi dans la liste. Puis, l’entreprise doit penser aux agrafes. Ces dispositifs permettent de classer plus facilement les dossiers. D’ailleurs, il existe des modèles de photocopieur capable d’agrafer les documents après le tirage. À cela s’ajoutent les dépenses occasionnées par l’entretien régulier. Une coûteuse machine mérite d’être révisée par un professionnel externe à la société.
Enfin, il y a aussi d’autres, alternatifs à l’achat, d’un équipement onéreux. Les entreprises peuvent notamment louer leur matériel d’édition. Le site petitescroix.fr apporte des éclairages supplémentaires à ce sujet. En cas de panne, il leur suffit de demander un remplacement. Ce qui permet de réduire la maintenance. En dernier lieu, la marque de la photocopieuse compte dans l’équation. Il serait préférable d’opter pour un nom reflétant la confiance. Canon, Xerox, Ricoh et Toshiba figurent parmi les plus recommandés.
